Lo so, è un argomento sentito diverse volte ma io non mi ero mai espressa, finora.
Pertanto oggi, nel mio articolo voglio dire la mia su
“Chi è e Cosa fa una Wedding Planner”!
Quella dell'Organizzatore di Matrimoni, ovvero il o la Wedding Planner, è una professione tanto nuova
quanto totalmente sconosciuta a molti. Per immedesimazione, parlerò di Wedding Planner al femminile, ma è una professione che viene svolto sia da maschietti che femminucce.
Negli ultimi dieci anni si è affermata anche in Italia, ma nei paesi anglosassoni è una figura professionale
più che consolidata e lì ormai quasi nessuno si sposa senza.
Anche qui, si può tranquillamente continuare a sposarsi senza una Wedding Planner,
ciò che cambia è soltanto il modo con cui sarà organizzato e con cui arriverete al vostro Matrimonio,
sotto ogni aspetto.
Inizio subito con il dire che la mia è una professione seria, nella quale non ci si improvvisa.
Non basta avere organizzato una bella festa di compleanno o avere aiutato la propria cugina
per il suo Matrimonio, sapere fare bei fiocchetti o avere fatto un corso di tre giorni,
per definirsi “Wedding Planner”.
Come per tutte le professioni, servono formazione, studio e impegno continui,
serve gavetta…ed è fondamentale anche possedere una buona predisposizione all’organizzazione.
La mia è una professione che grazie ai media è molto conosciuta ma di cui in verità
non sono ancora molto chiare le vere caratteristiche.
Questo perché spesso ciò che si vede in televisione e sui social amplifica in modo innaturale
quello che è il mio ruolo, il più delle volte travisando la realtà,
dando l’idea che una Wedding Planner o non serva, o sia “roba da ricchi”,
o ancora, che sia la Wedding Planner a scegliere e decidere qualsiasi cosa inerente al Matrimonio.
NIENTE DI PIU’ INESATTO!!
Vediamo perché.
Vorrei potermi permettere una Wedding Planner, ma costa troppo!
Questo è uno dei malintesi ricorrenti.
È vero, nell’organizzazione di un matrimonio, la Wedding Planner è una voce costo,
ma quanto più sarà capace, tanto più questa voce costo non influirà minimamente
nel budget stabilito dagli sposi.
Avete presente quanti siano i fornitori coinvolti nell’organizzazione di un matrimonio?
Location, Catering, Fotografi, Musicisti, Fioristi, Cake designer, Make-up Artist, Parrucchiere,
Animatore per i bimbi, Intrattenitori per gli ospiti…e chi più ne ha più ne metta….
Tutte figure con cui va fatta ricerca, va preso apppuntamento, va fatto sopralluogo o incontro.
Tutto ciò richiede molto tempo. Poi va chiesto un preventivo, che va compreso e interpretato,
perchè il prezzo di per sè non è un elemento sufficiente per decidere. E poi va predisposto un contratto...
Siete proprio sicuri di riuscire a scegliere in modo semplice il fornitore più adatto a voi
analizzando gli aspetti salienti di ognuno di loro?
A questi aspetti molto tecnici e poco poetici spesso non si pensa, ma sono quelli che normalmente
generano non poco stress, ed a volte anche nervosismo, insofferenza e malumori.
La Wedding Planner è provvidenziale perchè si occupa di sollevare i futuri sposi proprio
da tutte quelle incombenze che la pianificazione di un evento complesso quale il Matrimonio comporta, facendo risparmiare agli sposi tempo ed energie.
Ad esempio, in occasione di una emergenza Covid-19 come quella da cui lentamente stiamo forse uscendo, (hai già letto i miei articoli sull’argomento?) è risultato tangibile come le coppie che avevano scelto di affidarsi ad una professionista non abbiano avuto problemi con spostamenti di date,
coordinamento e riorganizzazione di tutti i fornitori, gestione di acconti e caparre
e a volte anche richieste immotivate di aumenti di costi da parte dei vari professionisti e fornitori scelti.
Situazione per niente inusuale per la quale le mie coppie hanno apertamente benedetto
il giorno in cui hanno scelto di affidarsi a me!
E vi dirò di più: tanto più basso è il budget degli sposi, tanto più la Wedding Planner dovrà essere brava:
deve avere ottime capacità organizzative e una ottima conoscenza del mercato
e rapporti collaborativi ben rodati e consolidati con tutti i fornitori.
E la sua parcella dovrà essere la prima voce, nel budget del matrimonio!
Perché la sua capacità sarà quella che permetterà di avere l’evento perfetto
con la massima ottimizzazione di tutti i costi.
Sì ma dov’è il mio risparmio?
Come dicevo, rivolgersi ad una Wedding Planner non vuol dire maggiorazione dei costi,
ma al contrario riduzione della spesa. Perché...Cosa fa un Wedding Planner? Molto semplice…
La Wedding Planner conosce il mercato, conosce tutti i professionisti, conosce il loro modus operandi,
conosce la professionalità di ognuno e grazie a questo sa consigliare ogni volta il fornitore
più vicino ai gusti ed alle esigenze di budget degli sposi.
Tra tutte le sue competenze, ad esempio, c’è il saper evidenziare pregi e difetti di questa o quella location,
sa già come potranno essere utilizzati gli spazi anche per il piano B, elemento cui spesso non si pensa
ma che è fondamentale per la riuscita di ogni Matrimonio con qualsiasi meteo;
sa valutare le dotazioni presenti, elemento importantissimo per la definizione del costo del catering
e dei noleggi necessari;
sa guardare con gli occhi sognanti degli sposi ma anche con quelli attenti di un perfetto organizzatore.
In virtù della propria esperienza, una Wedding Planner conosce perfettamente tutte le voci costo
che gli sposi dovranno sostenere quindi previene spiacevoli sorprese.
Ha rapporti continuativi ed economici con i vari fornitori, ai quali può chiedere trattamenti vantaggiosi
per i propri clienti, sfruttando quel potere contrattuale che gli sposi difficilmente possono avere
perché una Wedding Planner, per il fiorista o per il catering o per il fotografo e via dicendo, è un cliente fidelizzato e li può contattare per numerosi matrimoni, mentre gli sposi, (si spera!),
si sposeranno una volta sola e quindi saranno clienti in una sola occasione.
Capito dove sta il risparmio?
Sì ma la location mi dà già la Wedding Planner inclusa nel prezzo.
Questa è una situazione molto frequente, ma c’è una differenza sostanziale nei ruoli.
Cosa fa un Wedding Planner ? Segue gli sposi nell’organizzazione di tutto il loro matrimonio,
gestisce il budget, lavora in qualsiasi location, di volta in volta relazionandosi
e coordinando tutti i fornitori scelti dagli sposi seguendo la timing list e seguendo le richieste degli sposi stessi.
Una Location Manager, questo è il nome corretto di chi lavora all’interno di una struttura,
si occuperà solo degli aspetti legati al ricevimento e non si preoccuperà della gestione dell’intero evento. Peraltro, non ci sarà da stupirsi se darà la precedenza alle esigenze della struttura
prima che alla timeline degli sposi perché una Wedding Planner lavora per gli sposi,
una Location Manager lavora per la location, senza trascurare inoltre che la dicitura "Compreso nel prezzo" spesso citata nel preventivo di ogni location (ma anche di molti catering, in verità...) non significa "Gratis",
come invece spesso viene fatto passare...
Sì ma come faccio a scegliere la Wedding Planner giusta per me?
Importantissimo è non credere alla professionalità di chi lavora gratis:
vi fidereste di un Avvocato o di un Architetto che non vi chiedono nulla per assistervi in una causa
o per progettare la vostra casa?
Io ne dubito, e fareste bene: chi non dà un valore al suo lavoro non dà valore nemmeno
all’incarico che gli viene affidato, quindi al vostro Matrimonio.
A mio avviso è sbagliato anche scegliere una Wedding Planner basandosi soltanto sul prezzo:
la scelta di un professionista che curerà il vostro Matrimonio non deve mai passare per il costo
ma per le sensazioni che vi trasmette.
Dovrà essere una persona che conquista la vostra fiducia, che vi farà stare tranquilli
perché sentite che ha capito quali sono i vostri desideri, le vostre priorità, le vostre esigenze.
Dovete sentire che il suo onorario è molto più basso di tutto ciò che lei farà per voi.
È un rapporto molto empatico, e prescinde da ogni logica matematica: il professionista giusto per voi
lo sentite a pelle…fidatevi del vostro sesto senso, a volte spendere qualche euro in più è la scelta vincente!
Sì ma per il mio Matrimonio voglio scegliere io!
Ed è esattamente ciò che succederà!!
Una delle frasi che ripeto più spesso alle mie coppie di sposi è
“il mio Matrimonio, come lo volevo io, me lo sono già organizzato,
ora desidero soltanto realizzare i vostri desideri!”
Io non scelgo mai, per i miei sposi, ma li accompagno, li affianco, li ascolto…e trasformo in realtà i loro sogni! Sono il braccio destro, la confidente, la spalla su cui riversare paure e stanchezze, dubbi o perplessità, condivido gioie ed emozioni…sogno con loro e progetto l’evento unico,
filtrando le millemila idee che prevalentemente vengono alle spose,
sulla scia del comprensibilissimo entusiasmo, e creo un fil rouge evitando accozzaglie di materiali
ed elementi slegati tra loro, curando ogni dettaglio,
così che chi guarderà da fuori non potrà fa altro che cogliere perfetta armonia.
Questo perché una Wedding Planner studia, si forma, è sempre aggiornata, conosce mode e tendenze, segue le sfilate, segue i trend… e quindi, oltre ad essere una perfetta organizzatrice, è una persona creativa,
capace di proporre idee originali e coerenti con i sogni degli sposi perché personalizzare è il suo must!
Sì ma io i fornitori me li sono già scelti, una Wedding Planner a che mi serve?
Lecito pensarlo, e allora io dico che è come se si stesse costruendo una casa,
si fossero già scelte le varie imprese, ma non ci fosse un direttore dei lavori. E non è una cosa da poco!
Riuscite ad immaginare cosa accadrebbe se l’impresario non riuscisse ad interpretare il progetto?
O se il falegname sbagliasse le misure di un serramento?
O se l’idraulico facesse un foro sulle piastrelle un centimetro più in là? E tra di loro facessero “a scarica barili”, perché “hai sbagliato tu”… “No, hai sbagliato tu, io ho fatto giusto, sei tu che hai letto il disegno al contrario…” Pensate che siano situazioni limite? Purtroppo no!
Sono tutte situazioni che si verificano più frequentemente di quanto si possa pensare…
eppure ognuno di loro ha in mano lo stesso identico progetto… e tutti loro, in situazioni simili, vanno a presentare le proprie ragioni ai proprietari di casa, non avendo nessun altro referente.
Un altro parallelo può essere questo: avete il cast del vostro film, ma vi manca il regista!
Potete avere scritto la sceneggiatura più bella del mondo, ogni attore ha ricevuto il suo copione,
e il giorno del matrimonio, ovvero il momento in cui si va in scena,
c’è sempre da sperare che nessuno scelga di fare la prima donna ed invada lo spazio degli altri,
o semplicemente sbagli a recitare le proprie battute…
perché non bisogna dimenticare quel giorno non c’è diritto di replica,
il giorno del Matrimonio è buona la prima!
E se qualcosa non va per il verso giusto, ogni attore andrà a fare le proprie rimostranze direttamente agli sposi, disturbandoli e distogliendoli dalla loro gioia.
Quindi una Wedding Planner, cosa fa?
Una Wedding Planner è il regista del vostro film più bello, si muove dietro le quinte
di ogni Matrimonio che organizza, gestisce tutti i vari attori scelti, scandisce le tempistiche,
definisce con precisione anche il più piccolo dettaglio dei vari aspetti organizzativi,
coordina tutti, fa in modo che nulla venga lasciato al caso e, grazie alla sua esperienza nel problem-solving, interviene e risolve tempestivamente qualsiasi imprevisto dell’ultimo minuto,
grazie alla sua visione generale dell’evento e alla conoscenza di ogni aspetto.
Senza coinvolgere gli sposi, senza disturbare gli ospiti, senza perdere mai calma e soprattutto il sorriso.
In definitiva....Scegliere di affidarsi ad una Wedding Planner assicura di arrivare al giorno delle nozze rilassati,
divertendosi a scegliere tutto ma senza pensare a nulla se non a godersi questo meraviglioso momento
e tutte le sue emozioni uniche.
Pensate ancora che scegliere di affidarsi ad una Wedding Planner non faccia per voi?
A voi la scelta!
E se volete capirne ancora di più, contattatemi senza indugio perché per me